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活用事例多数!便利な秘書代行サービスとは

昭和40年代からあるサービス!

個人事業主や中小企業の方などが、活用しているサービスに秘書代行サービスがあります。秘書代行サービスとは、電話代行サービスの事で、最近始まったものではなく、すでに昭和40年代からあるサービスです!


秘書代行サービスとは

 

簡単に説明すると、お客様や取引先などから会社にかかってきた電話を代理でうける事が仕事です!一般的に会社にかかってきた電話は、事務員が対応しますが、中小企業や個人事業主の場合、一人、もしくは少人数で会社を切り盛りしている事もあり、お客様や取引先からの電話に出られないケースがあります。

また、営業電話やクレームなど、電話対応に追われて、デスクワークがはかどらないなど、業務の効率を上げるために、活用している企業が増えています。秘書代行や電話秘書代行と呼ばれているサービスの多くは、依頼者の会社の事務員として電話に出るので、一般的には代行サービスを利用しているというような印象は与えずに利用できます。


サービスの内容や利用料金などは、提供している企業によって様々ですが、きめ細やかなサービスを売りにしている企業などは、着信があると、依頼主の会社の内容がすぐにパソコンの画面にでたり、社員一人一人のスケジュールなどをチェックする事ができるなど、依頼主のスケジュールを把握して、お客様や取引先にお伝えする事ができます。また、携帯電話への転送サービスもあり、内線をつなぐように、依頼主の方に電話をつなぐ事ができるサービスを行っている企業もあります。


スタッフのクオリティーも抜群

 

秘書代行は、いわゆる、電話対応を外注しているという事になります。そう考えると、気になるのが、電話を受けてくれる人のクオリティーですよね。一般的にアルバイトや在宅ワークなどで、スタッフを確保している企業もありますが、大手の秘書代行サービスは、社員や契約社員など、しっかり研修を積んだスタッフが対応している事が多くなっています。


秘書代行サービスが多く利用されるようになっているので、やはり、スタッフの質やサービス内容で勝負するようになってきています。電話対応はいわば、会社の顔とも言えます。秘書代行サービスを利用してみたい!と検討している方は、たくさんの情報を集めて、色々な企業を比べる事が大切です。

Pick-Up Topics

秘書代行サービスはすぐ利用可能?

 

人件費をかけずに、会社のスタッフを増やしたい!そんな願いが可能になるのが、秘書代行サービスです。秘書代行サービスは、会社の顔である電話の応対を行ってくれる代行サービスです。

電話応対は会社の第一印象にもなる重要な仕事です。それが、一人で会社を切り盛りしていて、留守がちになり電話に出る事ができない。事務員は在籍しているけど、電話応対の量が多く、話し中になってしまうなど、電話応対の印象云々の前に、まずつながらないと、会社の信用問題にもつながってしまいます。

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秘書代行サービスの導入事例

 

様々な業種に活用されている秘書代行サービスですが、実際に導入した場合、どのような感じで、業務に活用されているのでしょうか。

士業専門の秘書代行サービスを利用している事例として、事務所を留守にするなど、留守番電話で対応していても、中々メッセージをのこしてくれる顧客がいなくて、連携がうまく取れずに困っていたというケースがありました。秘書代行サービスを活用した事で、顧客との連携がうまくとれるようになり、スムーズに業務が進めやすくなったという事例があります。

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秘書代行サービスを選ぶ時のポイント

 

人件費や社員教育など、手間と費用を大幅にカットできるサービスが、秘書代行サービスです!たくさんの会社がありますが、選ぶ時にここをチェックしておくと、選びやすくなります。

秘書代行サービスを選ぶ時、基本料金やその基本料金内で行ってくれるサービスを比べる事は基本中の基本ですが、選ぶ時のポイントとして、コール回数などを確認しておくことが重要です。

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